Styrende organer

11.02.2020

Styrende organer

Fra og med dette avsnittet forlater vi linjeorganisasjonen og fokuserer på styrearbeid. Vi skal se på hvordan et styre driftes, samt fordeling av arbeid og opprettelse av funksjoner. Først skal vi se på styrende organer.

I en organisasjon finnes det i hovedsak to styrende organer. Disse er:

  • Årsmøte/Generalforsamling
  • Organisasjonsstyre

Nå kan det opprettes dedikerte arbeidsgrupper og fond innen virksomheten, som også fungerer som mindre utnevnte styrer. Disse vil typisk rapportere til styreleder i virksomheten. Disse små organisasjonene kan minne om prosjektorganisasjoner. Skilnaden er at prosjektorganisasjonen har en tidsbegrenset levetid, og skal opphøre etter at den har utspilt sin rolle.

Vi skal på disse sidene fokusere på de styrende organer.

Årsmøte/Generalforsamling


For enkelhets skyld omtales disse fora som årsmøte videre på denne siden.

  • Oppgaver
  • Typiske saker for årsmøte
  • Ekstraordinært årsmøte
  • Protokollføring

Når det gjelder planlegging og etterarbeid, er dette omtalt i kapitlet om møtegjennomføring.

Oppgaver

Årsmøte er en organisasjons høyeste besluttende organ, og består av alle eiere/medlemmer. Oppgavene for et årsmøte er å godkjenne driften i organisasjonen, velge en ledelse og legge føringer for organisasjonens utvikling, evt. å justere vedtekter.

En av hovedoppgavene til et årsmøte er å gi legitimitet til en gruppe mennesker, som har tillit hos medlemmene, til å handle på vegne av alle medlemmene. Oppgavene til årsmøtet er i hovedsak:

  • Fastsette vedtekter for organisasjonen
  • Godkjenner virksomheten i organisasjonen (styrets arbeid)
  • Gir rammeføringer
  • Velger styre (gir legitimitet)

Mer om oppgaver under "Typiske saker".

Det er vanlig at det gjennomføres årsmøte en gang i året. Det betyr at årsmøtet ikke er ment å forestå den daglige drift, men kun følge opp styrets arbeid. Det kan derimot gjennomføres flere årsmøtet i året hvis nødvendig, men disse kalles ekstraordinære årsmøter.

Til Årsmøte/Generalforsamling

Typiske saker for årsmøte

Det finnes mange saker en organisasjon skal håndtere i løpet av et år. Noen saker kan løses av styret, og da skal de løses av styret. Andre saker må behandles på årsmøte fordi de er av prinsipiell karakter, eller går på konstitueringen av organisasjonen. Vedtektene skal beskrive hvilke saker som skal behandles på årsmøte.
Det kan selvfølgelig være andre saker som ikke er nevnt i vedtektene, men som er av en slik karakter at de bør løftes opp til årsmøtet. Dette avgjør i så fall styret, som må forberede saken svært godt.


  • Åpning.
    Styreleder åpner årsmøtet og ønsker velkommen. Relevant informasjon som ikke har med selve årsmøtet kan legges inn her. Også administrative forhold anledning møtet.
  • Fortegnelse over deltakere og stemmeberettige.
    Avklaring om hvem som er stemmeberettiget og hvor mange stemmer den enkelte har. Skaffe oversikt over fullmakter osv. Dette punktet kan i noen sammenhenger gjennomføres før åpning.
  • Konstitusjonelle saker.
    Saker som formaliserer Årsmøtet. Herunder:
    • Godkjenning av innkalling
      Dersom innkallingen er gjort i henhold til vedtektene, vil innkallingen alltid bli godkjent. Brytes reglene om innkalling, og medlemmene har fått for dårlig tid til forberedelser, kan årsmøtet i verste fall ble gjort ugyldig.
    • godkjenning av saksliste.
      Samme sak som innkalling. Typisk feil er at medlemmene ikke har fått tilstrekkelig saksgrunnlag.
    • valg av ordstyrer/dirigent.
      Årsmøtet er medlemmenes møte, og medlemmene velger fritt hvem som skal lede dette. Det er ikke uvanlig at en annen enn styreleder leder årsmøtet. Etter dette punkt overtar ordstyrer ledelsen.
    • valg av protokoll underskrivere.
      For å få legitimitet til protokollen fra årsmøtet (se under) må medlemmene velge to representanter til å signere protokollen.
    • valg av tellekorps.
      Tellekorpset skal sørge for regnskap av avgitte stemmer der det blir avstemninger.
  • Godkjenning av styrets arbeid i virksomhetsåret.
    Det er viktig at styret får godkjenning på det arbeidet de har utført. Styret utfører sitt arbeid på vegne av medlemmene (årsmøtet), og styret rapporterer til årsmøtet.
    • Virksomhetsberetning.
      Virksomhetsberetningen er en verbal beretning som beskriver arbeidet styret har uført, hvilke satsningsområder (helst i samsvar med årsmøtet), og hva som er oppnådd.
    • Regnskap.
      Regnskapet legges fram av økonomiansvarlig.
    • Revisjonsberetning.
      Revisor legger fram sin vurdering av regnskapet.
    • Godkjenning av virksomheten.
      På bakgrunn av framleggingen av regnskap og revisorberetning, kan årsmøtet avsi sin dom. Godkjent eller ikke, eller noe i mellom.
    • Ansvarsfrihet til styret.
      Dette punktet blir ofte ubenyttet, men det er viktig for styret at årsmøtet, gjennom godkjenning av virksomheten, overtar ansvaret for siste virksomhetsår.
  • Budsjett og handlingsplan.
    Budsjettet sammen med Handlingsplan er en orientering til årsmøtet om planlagt aktivitet. Årsmøtet kan komme med innvendinger og innspill på dette punkt. Både budsjett, handlingsplan og innspill må være innenfor vedtektene og organisasjonens formål.
  • Endring av vedtekter.
    Dette punktet er på dagsorden kun dersom forslag til endringer er sendt fram. Vedtektsendringer er en spesiell sak, som må behandles med omhu. Her er det viktig at prosedyrer overholdes slik at endringene er legitime. Forslaget må sendes med innkalling slik at medlemmene er forberedt. Vedtektene sier om dette punkt noe om flertall. For eks 3/4 dels flertall eller tilsvarende. Det må aldri være tvil om legitimiteten av en endring.
  • Valg.
    Dette er som regel det siste punktet på dagsorden. Valginnstilling presenteres av medlem av valgkomiteen. Valgkomiteen skal være nøytral i forhold til det sittende styret.
    • Styreleder.
      Det er ikke uvanlig at styreleder velges for seg.
    • Styrets øvrige funksjoner.
      Vedtektene avgjør hvilke funksjoner som skal velges.
    • Revisorer.
      I mindre virksomheter og organisasjoner med liten grunnkapital kan revisor velges blant medlemmene. Denne skal ikke være tilknyttet styret. I større virksomheter kan det være et krav om ekstern revisjon. I disse tilfeller må ekstern revisor velges. Her kreves også en bekreftelse fra revisor at han har tatt på seg oppgaven.
    • Valgkomité.
      Disse velges blant medlemmene. Valgkomiteens medlemmer bør  ha verv i styret.
  • Avslutning.
    Nyvalgt styreleder takker av uttrådte styremedlem og andre som avslutter sin tjeneste, og avslutter årsmøtet.

Til Årsmøte/Generalforsamling

Ekstraordinært årsmøte

Noen ganger er det behov for å gjennomføre ekstraordinært årsmøte. Først - hva er et ekstraordinært årsmøte? Jo, det er helt enkelt et årsmøte som avholdes utenfor det faste årlige ordinære årsmøte.

Vedtektene forteller hvem som kan kreve ekstraordinært årsmøte, og hva som skal til for å kunne gjennomføre ekstraordinært årsmøte. Ofte vil det være styret eller en eller flere av eierne/medlemmene som krever ekstraordinært årsmøte. Bakgrunnen er som regel noe som har oppstått i organisasjonen og må behandles som årsmøtesak, og som ikke kan vente til det ordinære årsmøtet.

Kun relevante saker skal behandles på ekstraordinært årsmøte.

Innkalling til ekstraordinært årsmøte har som regel kortere frister enn til det ordinære årsmøtet, men det må gis en såpass lang frist at årsmøtets medlemmer kan forberede seg. Frister skal være definert i vedtektene. Det er ingen innmelding av saker til ekstraordinært årsmøte, da det er saken som krever dette møtet gjennomført.

  • Åpning
    Styreleder åpner det ekstraordinære årsmøtet.
  • Fortegnelse over deltakere og stemmeberettige.
    Avklaring om hvem som er stemmeberettiget og hvor mange stemmer den enkelte har. Skaffe oversikt over fullmakter osv. Kan gjennomføres før åpning dersom hensiktsmessig.
  • Konstitusjonelle saker
    Alle de konstitusjonelle forhold som ligger til et årsmøte, vil måtte gjennomføres også for et ekstraordinært årsmøte for å gjøre årsmøtet lovlig. Se ovenfor under dette punkt.
  • Aktuelle saker for det ekstraordinære årsmøte
    Som nevnt skal kun de aktuelle sakene behandles. Det er ingen godkjenning av styrets arbeid - det gjøres på det ordinære årsmøte. Valg gjøres på det ordinære og ikke her (med mindre det er det som er saken).
  • Avslutning.
    Styreleder avslutter det ekstraordinære årsmøtet.

Til Årsmøte/Generalforsamling

Protokollføring

Gode protokoller fra årsmøte er svært viktige. Dette av to grunner. Først og fremst for at det ikke skal være tvil om hva som ble besluttet, og ved uenigheter skal man kunne gå tilbake i protokollen for å se hva som gjelder.
For det andre er det protokollene med vedlegg som viser aktiviteten - historisk sett. Historikere benytter gamle møteprotokoller for å skrive historien, eller gi viktige innspill til denne. Av sistnevnte grunn bør protokoller aldri makuleres.

Årsmøteprotokollen er et juridisk bindende dokument, og det må aldri kunne reises tvil om hvilke beslutninger som ble gjort på et årsmøte. Nøyaktighet i møtegjennomføring og protokoll er av avgjørende betydning for virksomheten/organisasjonen.

En årsmøteprotokoll må inneholde:

  • Overskrift og evt. protokollnr (Virksomhetsnavn, årsmøte, årstall)
  • Tid og sted for gjennomføring av årsmøte
  • Hvem som var frammøtt. Delegater og evt. fullmakter og evt. andeler
  • Saksliste/dagsorden
  • Den enkelte sak
    • Unikt saksnummer
    • Sakens innhold
    • Stemmeresultat
    • Konklusjon/beslutning.
  • Sidene i protokollen skal være nummererte.
  • Underskrifter av de som ble valgt til dette.